マイナンバー(個人番号)2015年10月から開始マイナンバー制度で企業実務が変わる

マイナンバー(個人番号)開始
〜マイナンバー制度で企業実務が変わる〜

マイナンバーとは、国民1人ひとりに番号を付けて様々な分野で利用する制度です。
2015年10月には各個人にそれぞれの番号「マイナンバー」が通知され、2016年1月から、社会保障・税・災害対策の分野で番号の利用が開始されます。
実はこのマイナンバー制度は、個人だけではなく特に民間企業にとって多大な影響を及ぼす制度です。
しかし、企業のマイナンバー制度への対応状況は必ずしも十分と言えない状況です。
税や社会保障といった企業の基幹業務に直接関係があり、行うべき準備作業が多いので、早めに体制づくりや予算確保に着手する必要があります。

マイナンバー制度における企業への影響

  1. 2016年以降、全ての企業は税や社会保障の手続きでマイナンバー制度に対応する事が義務付けられる。
  2. 企業は、全ての従業員とその家族のマイナンバーの情報を企業自らの努力により収集・管理しなければならない。
  3. マイナンバーの管理には様々な厳しい規則に従う必要があり、その対応をおろそかにした場合、企業は罰則の対象になる可能性がある。

制度開始までに準備すべきことを色々と洗い出すと、やはりかなりの程度の準備作業は要します。

社会インフラとしてのマイナンバー制度

マイナンバー制度の影響

マイナンバー制度の正式名称は「社会保障・税番号制度」です。つまり社会保障・税の分野から番号を利用する事が開始されるのです。
それ以外にも、戸籍、自動車登録、医療機関、電気・ガス・水道などのライフライン、引っ越しの際に生じる事務の効率化など、生活に密接に関係する各種分野も検討されています。

企業の給与厚生業務においては、従業員やその家族の氏名や住所などの情報を集めて税や社会保険関係の各種手続き・書類の作成を行っています。
マイナンバー制度では、これらの情報と同様に各人のマイナンバーも収集し書類などへ記載することが必要となります。

不正使用や情報漏洩に対しての安全管理の準備が必要

盗難や漏えいについてはハード、ソフト、運用において個人情報保護と情報セキュリティ管理の側面から十分な配慮が必要となります。
従業員の個人番号を管理することになる企業組織は、これらを行うことが義務付けられています。
マイナンバー制度では、以下のような安全管理の仕組みを盛り込んでいます。

  1. 特に個人番号を非常に重要な個人情報と位置づけ、個人番号を取り扱う際には非常に厳格な安全管理を行うことを官民問わず義務付ける
  2. 漏洩などの違反行為に関しては、官民問わず懲役罰を含む非常に厳しい罰則の対象とする(最高刑は懲役4年及び200万円以下の罰金)と共に、職員が違反行為を行った企業などの団体そのものも罰する事で、安全管理を徹底させる
  3. 官民での個人番号の安全管理を管理監督するために、専門の組織である「特定個人情報保護委員会」を他省庁から独立して設立する

危機意識を持って制度対応の準備を

マイナンバー制度開始に向けて企業が対応を行うべき準備作業は多岐にわたります。
社会保障や税手続きで支障が生じるだけでなく、安全管理不備の場合には罰則の対象になる可能性もあります。
抜け漏れがないように予めタスクをリストアップし、必要に応じてプロジェクトチームを設置し、業務を進めることをお勧めします。

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